Eine Rahmenvereinbarung ist eines der gängigsten Instrumente im öffentlichen Beschaffungswesen und eines der am meisten missverstandenen von Lieferanten, die neu im Verkauf an den öffentlichen Sektor sind. Wenn Sie jemals eine Ausschreibung gesehen haben, die kein garantiertes Volumen, aber einen Platz auf einer Lieferantenliste für mehrere Jahre verspricht, sind Sie einer Rahmenvereinbarung begegnet.
Kurze Antwort: Eine Rahmenvereinbarung ist eine Vereinbarung zwischen einem oder mehreren öffentlichen Auftraggebern und einem oder mehreren Lieferanten, die die Bedingungen, wie Preis und Konditionen, für Verträge festlegt, die während eines festgelegten Zeitraums vergeben werden können. Die einzelnen Käufe, die im Rahmen dieser Vereinbarung getätigt werden, werden als Abrufe bezeichnet. Die Aufnahme in die Rahmenvereinbarung ist nicht dasselbe wie der Gewinn des Auftrags, daher lohnt es sich zu verstehen, wie die Abrufe durchgeführt werden.
Was eine Rahmenvereinbarung tatsächlich ist
Öffentliche Auftraggeber wissen oft, dass sie eine Art von Produkt oder Dienstleistung wiederholt benötigen werden, aber nicht genau wann oder wie viel. Eine vollständige Ausschreibung für jeden einzelnen Kauf wäre langsam und teuer. Eine Rahmenvereinbarung löst dies. Der Auftraggeber führt eine Beschaffung durch, wählt den oder die Lieferanten aus und legt die Bedingungen einmal fest. Danach kann er Bestellungen, die Abrufe, schnell und ohne jedes Mal eine neue vollständige Ausschreibung aufgeben.
Die Rechtsgrundlage in der Europäischen Union ist in der Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 33, für den öffentlichen Sektor festgelegt. Jedes Land setzt diese Regeln dann in seinem eigenen Recht um, weshalb dasselbe Instrument in jedem Markt einen anderen Namen hat. Die Kernmechanismen sind jedoch in der gesamten EU dieselben.
Einzellieferant oder mehrere Lieferanten
Eine Rahmenvereinbarung kann mit einem Einzellieferanten oder mit mehreren Lieferanten geschlossen werden. Der Unterschied ist sehr wichtig dafür, wie viel Wettbewerb Sie noch haben, nachdem Sie in die Vereinbarung aufgenommen wurden.
Bei einer Rahmenvereinbarung mit einem Einzellieferanten vergibt der Auftraggeber Abrufe direkt an diesen einen Lieferanten zu den vereinbarten Bedingungen. Wenn Sie dieser Lieferant sind, ist die Rahmenvereinbarung nahezu eine stetige Arbeitsgrundlage.
Bei einer Rahmenvereinbarung mit mehreren Lieferanten teilen sich mehrere Lieferanten die Vereinbarung. Die Aufnahme in die Liste ist nur der erste Schritt. Der Auftraggeber entscheidet immer noch, welcher Lieferant jeden Abruf erhält, und diese Entscheidung folgt festgelegten Regeln.
Wie Abrufe vergeben werden
Bei einer Rahmenvereinbarung mit mehreren Lieferanten werden Abrufe auf eine von zwei Arten vergeben. Wenn alle Bedingungen bereits in der Rahmenvereinbarung festgelegt sind, kann der Auftraggeber einen Abruf direkt vergeben, zum Beispiel an den am höchsten platzierten Lieferanten oder gemäß einer festen Zuteilung. Wenn nicht alle Bedingungen festgelegt sind, eröffnet der Auftraggeber den Wettbewerb unter den Lieferanten der Rahmenvereinbarung erneut. Dies wird oft als Mini-Wettbewerb bezeichnet, und Sie reichen ein neues Angebot für diesen spezifischen Bedarf ein.
Eine Regel ist fest: Ein Abruf kann die in der Rahmenvereinbarung festgelegten Bedingungen nicht wesentlich ändern. Die Rahmenvereinbarung definiert das Spielfeld, und die Abrufe bleiben innerhalb dessen.
Wie lange eine Rahmenvereinbarung dauert
Im öffentlichen Sektor dauert eine Rahmenvereinbarung gemäß Artikel 33 der Richtlinie 2014/24/EU in der Regel höchstens vier Jahre, wobei längere Laufzeiten nur in Ausnahmefällen und begründeten Fällen zulässig sind. In den Sektoren der Versorgungsunternehmen, wie Wasser, Energie und Verkehr, beträgt die Grenze gemäß Richtlinie 2014/25/EU in der Regel acht Jahre. Die Dauer sagt Ihnen, wie lange die Tür geschlossen bleibt, wenn Sie in dieser Runde nicht zum Zuge kommen, daher ist der Zeitpunkt Ihres Angebots wichtig.
Warum dies wichtig ist, wenn Sie an den öffentlichen Sektor verkaufen
Zwei praktische Punkte entscheiden, ob sich eine Rahmenvereinbarung für Ihren Aufwand lohnt. Erstens, prüfen Sie, ob es sich um einen Einzellieferanten oder mehrere Lieferanten handelt, denn das sagt Ihnen, wie viel Wettbewerb nach der Auswahl noch besteht. Zweitens, finden Sie heraus, wie Abrufe durchgeführt werden, durch Direktvergabe oder durch Mini-Wettbewerb, denn das sagt Ihnen, ob der Gewinn eines Platzes ausreicht oder ob der eigentliche Wettbewerb später kommt. Eine Rahmenvereinbarung ohne garantiertes Volumen kann immer noch wertvoll sein, aber nur, wenn Sie verstehen, wie die Arbeit tatsächlich aufgeteilt wird.
FAQ
Garantiert ein Platz in einer Rahmenvereinbarung Aufträge? Nein. Insbesondere bei einer Rahmenvereinbarung mit mehreren Lieferanten ist ein Platz das Recht, um Abrufe zu konkurrieren oder diese zu erhalten, nicht ein Versprechen von Volumen.
Was ist ein Abruf? Ein Abruf ist ein individueller Vertrag oder eine Bestellung, die im Rahmen einer bestehenden Rahmenvereinbarung zu den bereits in der Rahmenvereinbarung festgelegten Bedingungen erteilt wird.
Wie lange kann eine Rahmenvereinbarung dauern? Im Allgemeinen bis zu vier Jahre im öffentlichen Sektor und bis zu acht Jahre in den Sektoren der Versorgungsunternehmen, mit Ausnahmen in begründeten Fällen.
Was ist ein Mini-Wettbewerb? Es ist eine kurze Wiedereröffnung des Wettbewerbs unter den bereits in einer Rahmenvereinbarung befindlichen Lieferanten, die verwendet wird, wenn die Rahmenvereinbarung nicht alle Bedingungen im Voraus festgelegt hat.