Eine Rahmenvereinbarung und ein Dynamisches Beschaffungssystem (DPS) erscheinen auf den ersten Blick ähnlich. Beide ermöglichen es einem öffentlichen Auftraggeber, einmalig Vorkehrungen zu treffen und dann wiederholt zu beschaffen, ohne jedes Mal ein vollständiges Vergabeverfahren durchführen zu müssen. Der Unterschied liegt darin, wer wann beitreten kann.
Kurze Antwort: Eine Rahmenvereinbarung ist geschlossen. Der Auftraggeber wählt die Lieferanten einmal aus, und die Liste bleibt für die Laufzeit der Vereinbarung, in der Regel bis zu vier Jahre, fest. Ein Dynamisches Beschaffungssystem (DPS) bleibt offen. Lieferanten können jederzeit während seiner Laufzeit beitreten, solange sie die Kriterien erfüllen. Beide sind in der Richtlinie 2014/24/EU geregelt, die Rahmenvereinbarung in Artikel 33 und das DPS in Artikel 34.
Gemeinsamkeiten
Beide sind Instrumente für wiederholte Beschaffungen. Der Auftraggeber erledigt die umfangreiche Beschaffungsarbeit im Voraus und erteilt dann schnell einzelne Aufträge, die Abrufe. Für einen Lieferanten bedeuten beide, dass der eigentliche Gewinn darin besteht, in dem Pool zu sein, aus dem der Auftraggeber schöpft.
Der Hauptunterschied: offen oder geschlossen
Dies ist der Unterschied zwischen ihnen. Eine Rahmenvereinbarung ist nach ihrer Vergabe geschlossen. Wenn Sie nicht zu Beginn ausgewählt werden, sind Sie ausgeschlossen, bis sie abläuft und eine neue beginnt. Ein DPS ist während seiner gesamten Laufzeit offen. Ein Lieferant, der den Start verpasst hat, kann sich später bewerben und nach der Zulassung um neue Abrufe konkurrieren. Ein DPS ist zudem von Grund auf vollständig elektronisch.
Wann Auftraggeber welches System nutzen
Auftraggeber neigen dazu, eine Rahmenvereinbarung für Bedarfe zu verwenden, die sie gut definieren können und für die es eine stabile Lieferantenbasis gibt. Sie neigen dazu, ein DPS für allgemein verfügbare Standardkäufe zu verwenden, bei denen sie die Tür für neue und kleinere Lieferanten über die Zeit offen halten möchten.
Was das für Sie als Lieferant bedeutet
Der Zeitpunkt Ihres Aufwands ändert sich bei jedem System. Bei einer Rahmenvereinbarung ist es kostspielig, den Start zu verpassen, daher achten Sie auf die Ausschreibung und geben Ihr Angebot rechtzeitig ab. Bei einem DPS sind Sie nicht durch eine einzige Frist ausgeschlossen. Sie können sich bewerben, wenn Sie bereit sind, und trotzdem konkurrieren, was ein DPS für Lieferanten freundlicher macht, die in einen Markt hineinwachsen.
FAQ
Kann ich einer Rahmenvereinbarung beitreten, nachdem sie begonnen hat? Normalerweise nicht. Eine Rahmenvereinbarung ist nach der Vergabe geschlossen, Sie warten also auf die nächste.
Kann ich einem DPS jederzeit beitreten? Ja. Ein DPS bleibt während seiner gesamten Laufzeit für jeden Lieferanten offen, der die Kriterien erfüllt.
Werden beide für die gleichen Dinge verwendet? Nicht ganz. Rahmenvereinbarungen eignen sich für gut definierte Bedarfe und eine feste Lieferantenbasis, während ein DPS für allgemein verfügbare Beschaffungen und einen offenen Lieferantenpool geeignet ist.