En rammeaftale og et dynamisk indkøbssystem (DPS) ligner hinanden ved første øjekast. Begge giver en offentlig indkøber mulighed for at etablere en ordning én gang og derefter foretage gentagne indkøb uden at gennemføre en fuld udbudsproces hver gang. Forskellen ligger i, hvem der kan deltage, og hvornår.
Kort svar: En rammeaftale er lukket. Indkøberen udvælger leverandørerne én gang, og listen forbliver fast i aftalens levetid, typisk op til fire år. Et dynamisk indkøbssystem, eller DPS, forbliver åbent. Leverandører kan tilslutte sig når som helst i systemets levetid, så længe de opfylder kriterierne. Begge er beskrevet i direktiv 2014/24/EU, rammeaftalen i artikel 33 og DPS’et i artikel 34.
Hvad de har til fælles
Begge er værktøjer til gentagne indkøb. Indkøberen udfører det store udbudsarbejde på forhånd og placerer derefter individuelle ordrer, kald-off’erne, hurtigt derefter. For en leverandør betyder begge, at den virkelige gevinst er at være en del af den pulje, indkøberen trækker fra.
Den væsentligste forskel: åben eller lukket
Dette er, hvad der adskiller dem. En rammeaftale er lukket, når den er tildelt. Hvis du ikke bliver udvalgt i starten, er du ude, indtil den udløber, og en ny begynder. Et DPS er åbent i hele dets levetid. En leverandør, der missede starten, kan ansøge senere, og når den er optaget, kan den konkurrere om nye kald-off’er. Et DPS er også fuldt elektronisk af design.
Hvornår indkøbere bruger hver
Indkøbere har tendens til at bruge en rammeaftale til behov, de kan definere godt, og en stabil leverandørbase. De har tendens til at bruge et DPS til almindeligt tilgængelige, standardindkøb, hvor de ønsker at holde døren åben for nye og mindre leverandører over tid.
Hvad det betyder for dig som leverandør
Tidspunktet for din indsats ændrer sig med hver. Med en rammeaftale er det dyrt at misse starten, så du holder øje med udbuddet og byder til tiden. Med et DPS er du ikke udelukket af en enkelt deadline. Du kan ansøge, når du er klar, og stadig konkurrere, hvilket gør et DPS mere venligt over for leverandører, der vokser ind på et marked.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg tilslutte mig en rammeaftale, efter den er startet? Normalt nej. En rammeaftale er lukket, når den er tildelt, så du venter på den næste.
Kan jeg tilslutte mig et DPS når som helst? Ja. Et DPS forbliver åbent i hele dets levetid for enhver leverandør, der opfylder kriterierne.
Bruges begge til de samme ting? Ikke helt. Rammeaftaler passer til veldefinerede behov og en fast leverandørbase, mens et DPS passer til almindeligt tilgængelige indkøb og en åben leverandørpulje.