En rammeaftale og et dynamisk indkøbssystem ligner hinanden ved første øjekast. Begge giver en offentlig køber mulighed for at etablere en ordning én gang og derefter foretage gentagne indkøb uden at gennemføre en fuld udbudsproces hver gang. Forskellen ligger i, hvem der kan deltage, og hvornår.
Kort svar: En rammeaftale er lukket. Køberen udvælger leverandørerne én gang, og listen forbliver fast i hele aftalens løbetid, typisk op til fire år. Et dynamisk indkøbssystem, eller DPS, forbliver åbent. Leverandører kan tilslutte sig når som helst i løbet af systemets levetid, så længe de opfylder kriterierne. Begge er beskrevet i direktiv 2014/24/EU, rammeaftalen i artikel 33 og DPS’et i artikel 34.
Hvad de har til fælles
Begge er værktøjer til gentagne indkøb. Køberen udfører det tunge udbudsarbejde på forhånd og afgiver derefter individuelle ordrer, såkaldte miniudbud, hurtigt efterfølgende. For en leverandør betyder begge, at den virkelige gevinst er at være en del af den pulje, som køberen trækker fra.
Den væsentligste forskel: åben eller lukket
Dette er, hvad der adskiller dem. En rammeaftale er lukket, når den er tildelt. Hvis du ikke er udvalgt fra starten, er du ude, indtil den udløber, og en ny begynder. Et DPS er åbent i hele dets levetid. En leverandør, der gik glip af starten, kan ansøge senere, og når den er optaget, kan den konkurrere om nye miniudbud. Et DPS er også fuldt elektronisk af design.
Hvornår købere bruger hver især
Købere har tendens til at bruge en rammeaftale til behov, de kan definere godt, og en stabil leverandørbase. De har tendens til at bruge et DPS til almindeligt tilgængelige standardindkøb, hvor de ønsker at holde døren åben for nye og mindre leverandører over tid.
Hvad det betyder for dig som leverandør
Tidspunktet for din indsats ændrer sig med hver. Med en rammeaftale er det dyrt at gå glip af starten, så du holder øje med udbuddet og byder til tiden. Med et DPS er du ikke udelukket af en enkelt deadline. Du kan ansøge, når du er klar, og stadig konkurrere, hvilket gør et DPS mere venligt over for leverandører, der vokser ind på et marked.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg tilslutte mig en rammeaftale, efter den er startet? Normalt nej. En rammeaftale er lukket, når den er tildelt, så du må vente på den næste.
Kan jeg tilslutte mig et DPS når som helst? Ja. Et DPS forbliver åbent i hele dets levetid for enhver leverandør, der opfylder kriterierne.
Bruges begge til de samme ting? Ikke helt. Rammeaftaler passer til veldefinerede behov og en fast leverandørbase, mens et DPS passer til almindeligt tilgængelige indkøb og en åben leverandørpulje.