Een raamovereenkomst en een dynamisch aankoopsysteem lijken op het eerste gezicht op elkaar. Beide stellen een aanbestedende dienst in staat om zaken eenmalig in te richten en vervolgens herhaaldelijk in te kopen zonder elke keer een volledige aanbesteding uit te voeren. Het verschil zit in wie kan deelnemen en wanneer.
Kort antwoord: Een raamovereenkomst is gesloten. De aanbestedende dienst selecteert de leveranciers eenmalig en de lijst blijft vaststaan gedurende de looptijd van de overeenkomst, doorgaans maximaal vier jaar. Een dynamisch aankoopsysteem, of DAS, blijft open. Leveranciers kunnen op elk moment gedurende de looptijd toetreden, zolang zij aan de criteria voldoen. Beide zijn vastgelegd in Richtlijn 2014/24/EU, de raamovereenkomst in artikel 33 en het DAS in artikel 34.
Wat ze gemeen hebben
Beide zijn instrumenten voor herhaalde aankopen. De aanbestedende dienst verricht het zware aanbestedingswerk vooraf en plaatst vervolgens snel individuele opdrachten, de afroepopdrachten. Voor een leverancier betekenen beide dat de echte prijs het behoren tot de pool is waaruit de aanbestedende dienst put.
Het belangrijkste verschil: open of gesloten
Dit is wat ze scheidt. Een raamovereenkomst is gesloten zodra deze is gegund. Als u niet aan het begin bent geselecteerd, bent u uitgesloten totdat deze afloopt en een nieuwe begint. Een DAS is gedurende de gehele looptijd open. Een leverancier die de start heeft gemist, kan later een aanvraag indienen en, eenmaal toegelaten, meedingen naar nieuwe afroepopdrachten. Een DAS is bovendien van nature volledig elektronisch.
Wanneer aanbestedende diensten elk gebruiken
Aanbestedende diensten gebruiken doorgaans een raamovereenkomst voor behoeften die zij goed kunnen definiëren en een stabiele leveranciersbasis. Zij gebruiken doorgaans een DAS voor algemeen verkrijgbare, standaard aankopen waarbij zij de deur open willen houden voor nieuwe en kleinere leveranciers in de loop van de tijd.
Wat het voor u als leverancier betekent
De timing van uw inspanning verandert met elk. Bij een raamovereenkomst is het missen van de start kostbaar, dus u let op de aanbesteding en dient op tijd een offerte in. Bij een DAS bent u niet uitgesloten door één enkele deadline. U kunt een aanvraag indienen wanneer u er klaar voor bent en nog steeds meedingen, wat een DAS vriendelijker maakt voor leveranciers die in een markt groeien.
Veelgestelde vragen
Kan ik toetreden tot een raamovereenkomst nadat deze is gestart? Normaal gesproken niet. Een raamovereenkomst is gesloten zodra deze is gegund, dus u wacht op de volgende.
Kan ik op elk moment toetreden tot een DAS? Ja. Een DAS blijft gedurende de gehele looptijd open voor elke leverancier die aan de criteria voldoet.
Worden beide voor dezelfde dingen gebruikt? Niet helemaal. Raamovereenkomsten zijn geschikt voor goed gedefinieerde behoeften en een vaste leveranciersbasis, terwijl een DAS geschikt is voor algemeen verkrijgbare aankopen en een open leverancierspool.