Overheidsinkopers kunnen niet zomaar een leverancier kiezen. Zij moeten een van een klein aantal vastgestelde procedures volgen, en de aanbesteding zal aangeven welke van toepassing is. De procedure kennen, vertelt u hoe de concurrentie zal verlopen en hoeveel ruimte er is om te onderhandelen.
Kort antwoord: Volgens de EU-regels zijn er een paar hoofdprocedures. De openbare en niet-openbare procedures zijn de standaardroutes. De mededingingsprocedure met onderhandeling, de concurrentiegerichte dialoog en het innovatiepartnerschap worden gebruikt voor complexere behoeften. Een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking bestaat voor uitzonderlijke gevallen. Ze zijn vastgelegd in Richtlijn 2014/24/EU, artikelen 26 tot en met 32.
Openbare procedure
Elke geïnteresseerde leverancier kan een volledige inschrijving indienen naar aanleiding van de gepubliceerde aanbesteding. Er is geen aparte selectiestap. De openbare procedure is de meest voorkomende en de meest eenvoudige, en is geschikt voor duidelijk omschreven behoeften.
Niet-openbare procedure
Deze verloopt in twee fasen. Eerst kan elke leverancier verzoeken deel te nemen, en de inkoper selecteert degenen die voldoen aan de selectiecriteria. Alleen de geselecteerde leveranciers worden vervolgens uitgenodigd om een volledige inschrijving in te dienen. Dit is geschikt voor markten met veel potentiële inschrijvers, waar het evalueren van elke volledige inschrijving onpraktisch zou zijn.
Mededingingsprocedure met onderhandeling
De inkoper publiceert zijn behoeften, ontvangt initiële inschrijvingen en onderhandelt vervolgens met leveranciers om deze te verbeteren voordat de definitieve inschrijvingen worden ingediend. Deze procedure wordt gebruikt wanneer een standaardoplossing niet volstaat en de inkoper de inschrijving door middel van discussie moet vormgeven.
Concurrentiegerichte dialoog
Voor complexe contracten waarbij de inkoper de oplossing niet van tevoren kan definiëren, opent deze een dialoog met geselecteerde leveranciers om een of meer werkbare oplossingen te ontwikkelen, en vraagt vervolgens om definitieve inschrijvingen op basis van de gekozen aanpak.
Innovatiepartnerschap
Wanneer de markt nog niet biedt wat de inkoper nodig heeft, stelt deze procedure de inkoper in staat om samen te werken met leveranciers om een nieuwe oplossing te ontwikkelen en vervolgens het resultaat aan te kopen, alles binnen één gestructureerd proces.
Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking
Dit is de uitzondering, niet de regel. Het stelt een inkoper in staat om een contract te gunnen zonder een gepubliceerde mededinging, maar alleen in beperkte, gerechtvaardigde omstandigheden. Voor de meeste leveranciers zijn de openbare en niet-openbare procedures wat u zult tegenkomen.
Veelgestelde vragen
Welke procedure komt het meest voor? De openbare procedure, waarbij elke leverancier direct een volledige inschrijving kan indienen.
Wanneer kan een inkoper onderhandelen? In de mededingingsprocedure met onderhandeling en in de concurrentiegerichte dialoog, beide voorbehouden voor complexere behoeften.
Waar zijn deze procedures gedefinieerd? In Richtlijn 2014/24/EU, die elk EU-land in zijn eigen nationale wetgeving implementeert.