Verkopen aan de publieke sector volgt een vast pad. Zodra u de stappen kent, houdt een aanbesteding op te lijken op een muur van documenten en begint het te lijken op een proces waar u omheen kunt plannen. Deze gids doorloopt dat proces vanuit het oogpunt van een leverancier.
Kort antwoord: Overheidsaanbestedingen doorlopen een vaste volgorde. De inkoper publiceert een aanbesteding, u besluit of u een bod uitbrengt, u bereidt uw aanbieding voor en dient deze in volgens de gepubliceerde regels, de inkoper evalueert alle aanbiedingen op basis van die regels, kondigt een gunningsbesluit aan, wacht een opschortende termijn af waarin het besluit kan worden aangevochten, en ondertekent vervolgens het contract.
Vind de kans
Overheidsinkopers moeten hun contracten adverteren. Grotere contracten worden EU-breed gepubliceerd, kleinere op nationale en regionale portals. Het vroegtijdig vinden van de juiste aanbestedingen is de helft van het werk, omdat de deadlines strikt zijn en het lezen van de documenten tijd kost.
Besluit of u een bod uitbrengt
Niet elke aanbesteding is uw tijd waard. Voordat u zich vastlegt, weegt u de vereisten af tegen uw sterke punten, uw capaciteit en uw kans om te winnen. Deze beslissing om wel of niet in te schrijven is waar gedisciplineerde leveranciers de meeste moeite besparen, door de aanbestedingen die ze niet kunnen winnen over te slaan en zich te richten op de aanbestedingen die ze wel kunnen winnen.
Bereid uw aanbieding voor en dien deze in
U beantwoordt de vereisten zoals uiteengezet in de aanbestedingsdocumenten en dient uw aanbieding, meestal via een elektronisch systeem, vóór de deadline in. In de meeste procedures bevestigt u ook uw geschiktheid met een eigen verklaring in plaats van een stapel certificaten. Te late of onvolledige inzendingen worden normaal gesproken zonder uitzondering afgewezen, dus de deadline en de checklist zijn net zo belangrijk als de inhoud.
Evaluatie en het gunningsbesluit
De inkoper evalueert elke conforme aanbieding aan de hand van de vooraf gepubliceerde criteria, en alleen die criteria. Onder Richtlijn 2014/24/EU worden contracten gegund op basis van de economisch meest voordelige inschrijving, waarbij kwaliteit en andere factoren naast de prijs kunnen worden meegewogen. De inkoper kondigt vervolgens aan welke leverancier hij van plan is het contract te gunnen.
Opschorting en contract
Na het gunningsbesluit is er een opschortende termijn voordat het contract kan worden ondertekend. Deze pauze bestaat zodat leveranciers die menen dat de regels zijn overtreden, een bezwaar kunnen indienen voordat het te laat is. Als geen geldig bezwaar het stopt, ondertekent de inkoper het contract en begint het werk.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn aanbieding wijzigen nadat ik deze heb ingediend? Nee. Zodra de deadline is verstreken, is uw aanbieding definitief. Inkoper kunnen u vragen om opheldering, maar niet om deze te verbeteren.
Waarvoor dient de opschortende termijn? Het is een korte pauze na het gunningsbesluit die leveranciers de mogelijkheid biedt om het besluit aan te vechten voordat het contract wordt ondertekend.
Is prijs het enige dat telt? Nee. De meeste contracten worden gegund op basis van de economisch meest voordelige inschrijving, die een evenwicht kan vinden tussen kwaliteit, kosten en andere gepubliceerde criteria.