Verkopen aan de publieke sector volgt een vaste route. Zodra u de stappen kent, houdt een aanbesteding op een muur van documenten te zijn en wordt het een proces waar u omheen kunt plannen. Deze gids doorloopt dat proces vanuit het oogpunt van een leverancier.
Kort antwoord: Overheidsaanbestedingen doorlopen een vaste reeks stappen. De aanbesteder publiceert een aanbesteding, u besluit of u inschrijft, u bereidt uw offerte voor en dient deze in volgens de gepubliceerde regels, de aanbesteder beoordeelt alle offertes aan de hand van die regels, kondigt een gunningsbesluit aan, wacht een opschortingsperiode af waarin het besluit kan worden aangevochten, en ondertekent vervolgens het contract.
Vind de kans
Publieke aanbesteders moeten hun contracten aankondigen. Grotere contracten worden EU-breed gepubliceerd, kleinere op nationale en regionale portals. Het vroegtijdig vinden van de juiste aanbestedingen is de helft van het werk, omdat de deadlines strikt zijn en het lezen van de documenten tijd kost.
Besluit of u inschrijft
Niet elke aanbesteding is uw tijd waard. Voordat u zich vastlegt, weegt u de eisen af tegen uw sterke punten, uw capaciteit en uw kans om te winnen. Deze beslissing om wel of niet in te schrijven is waar gedisciplineerde leveranciers de meeste moeite besparen, door de aanbestedingen die ze niet kunnen winnen over te slaan en zich te richten op de aanbestedingen die ze wel kunnen winnen.
Bereid uw offerte voor en dien deze in
U beantwoordt de eisen die in de aanbestedingsdocumenten zijn vastgelegd en dient uw offerte, meestal via een elektronisch systeem, vóór de deadline in. In de meeste procedures bevestigt u ook uw geschiktheid met een eigen verklaring in plaats van een stapel certificaten. Te late of onvolledige inzendingen worden normaal gesproken zonder uitzondering afgewezen, dus de deadline en de checklist zijn net zo belangrijk als de inhoud.
Beoordeling en het gunningsbesluit
De aanbesteder beoordeelt elke conforme offerte aan de hand van de vooraf gepubliceerde criteria, en alleen die criteria. Op grond van Richtlijn 2014/24/EU worden contracten gegund op basis van de economisch meest voordelige inschrijving, waarbij kwaliteit en andere factoren naast de prijs kunnen worden meegewogen. De aanbesteder maakt vervolgens bekend aan welke leverancier hij het contract voornemens is te gunnen.
Opschorting en contract
Na het gunningsbesluit is er een opschortingsperiode voordat het contract kan worden ondertekend. Deze pauze bestaat zodat leveranciers die menen dat de regels zijn overtreden, een bezwaar kunnen indienen voordat het te laat is. Als geen geldig bezwaar het stopt, ondertekent de aanbesteder het contract en begint het werk.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn offerte wijzigen nadat ik deze heb ingediend? Nee. Zodra de deadline is verstreken, is uw offerte definitief. Aanbesteders kunnen u vragen om te verduidelijken, maar niet om deze te verbeteren.
Waarvoor dient de opschortingsperiode? Het is een korte pauze na het gunningsbesluit die leveranciers in staat stelt het besluit aan te vechten voordat het contract wordt ondertekend.
Is prijs het enige dat telt? Nee. De meeste contracten worden gegund op basis van de economisch meest voordelige inschrijving, die een evenwicht kan vinden tussen kwaliteit, kosten en andere gepubliceerde criteria.