En rammeaftale er et af de mest almindelige værktøjer inden for offentlige indkøb og et af de mest misforståede af leverandører, der er nye inden for salg til den offentlige sektor. Hvis du nogensinde har set et udbud, der ikke lover garanteret volumen, men en plads på en leverandørliste i flere år, har du mødt en rammeaftale.
Kort svar: En rammeaftale er en aftale mellem en eller flere offentlige købere og en eller flere leverandører, der fastsætter vilkårene, såsom pris og betingelser, for kontrakter, der kan tildeles i en fastsat periode. De individuelle køb, der foretages under den, kaldes delaftaler. At komme med på rammeaftalen er ikke det samme som at vinde arbejdet, så det betaler sig at forstå, hvordan delaftalerne udføres.
Hvad en rammeaftale faktisk er
Offentlige købere ved ofte, at de gentagne gange får brug for en type produkt eller service, men ikke præcis hvornår eller hvor meget. At gennemføre et fuldt udbud for hvert enkelt køb ville være langsomt og dyrt. En rammeaftale løser dette. Køberen gennemfører én udbudsproces, udvælger leverandøren eller leverandørerne og fastsætter vilkårene én gang. Derefter kan den afgive ordrer, delaftalerne, hurtigt og uden et nyt fuldt udbud hver gang.
Det retlige grundlag i Den Europæiske Union er fastsat i direktiv 2014/24/EU, artikel 33, for den offentlige sektor. Hvert land implementerer derefter disse regler i sin egen lovgivning, hvilket er grunden til, at det samme instrument har et forskelligt navn på hvert marked. Kernemekanikken er dog den samme i hele EU.
Enkelt leverandør eller flere leverandører
En rammeaftale kan oprettes med en enkelt leverandør eller med flere. Forskellen betyder meget for, hvor meget konkurrence du stadig står over for, efter du er kommet med på den.
Med en rammeaftale med en enkelt leverandør afgiver køberen delaftaler direkte med den ene leverandør på de aftalte vilkår. Hvis du er den leverandør, er rammeaftalen tæt på en stabil strøm af arbejde.
Med en rammeaftale med flere leverandører deler flere leverandører aftalen. At være på listen er kun det første skridt. Køberen beslutter stadig, hvilken leverandør der får hver delaftale, og den beslutning følger faste regler.
Hvordan delaftaler tildeles
På en rammeaftale med flere leverandører tildeles delaftaler på en af to måder. Hvor alle vilkår allerede er fastlagt i rammeaftalen, kan køberen tildele en delaftale direkte, for eksempel til den højest rangerede leverandør eller i henhold til en fast fordeling. Hvor ikke alle vilkår er fastsat, genåbner køberen konkurrencen blandt leverandørerne på rammeaftalen. Dette kaldes ofte en miniudbudsrunde, og du indsender et nyt tilbud for det specifikke behov.
Én regel er fast: en delaftale kan ikke væsentligt ændre de vilkår, der er fastsat i rammeaftalen. Rammeaftalen definerer spillereglerne, og delaftalerne holder sig inden for disse.
Hvor længe en rammeaftale varer
I den offentlige sektor varer en rammeaftale generelt højst fire år i henhold til artikel 33 i direktiv 2014/24/EU, med længere perioder kun tilladt i exceptionelle og begrundede tilfælde. Inden for forsyningssektorerne, såsom vand, energi og transport, er grænsen generelt otte år i henhold til direktiv 2014/25/EU. Længden fortæller dig, hvor længe døren forbliver lukket, hvis du ikke kommer med i denne runde, så timingen af dit bud er vigtig.
Hvorfor dette er vigtigt, hvis du sælger til den offentlige sektor
To praktiske punkter afgør, om en rammeaftale er din indsats værd. For det første skal du kontrollere, om den er med en enkelt eller flere leverandører, fordi det fortæller dig, hvor meget konkurrence der er tilbage efter udvælgelsen. For det andet skal du finde ud af, hvordan delaftalerne vil blive udført, ved direkte tildeling eller ved miniudbudsrunde, fordi det fortæller dig, om det er nok at vinde en plads, eller om den virkelige konkurrence kommer senere. En rammeaftale uden garanteret volumen kan stadig være værdifuld, men kun hvis du forstår, hvordan arbejdet faktisk vil blive fordelt.
Ofte stillede spørgsmål
Garanterer en plads på en rammeaftale ordrer? Nej. Især på en rammeaftale med flere leverandører er en plads retten til at konkurrere om eller modtage delaftaler, ikke et løfte om volumen.
Hvad er en delaftale? En delaftale er en individuel kontrakt eller ordre afgivet under en eksisterende rammeaftale på de vilkår, som rammeaftalen allerede har fastsat.
Hvor længe kan en rammeaftale vare? Generelt op til fire år i den offentlige sektor og op til otte år i forsyningssektorerne, med undtagelser i begrundede tilfælde.
Hvad er en miniudbudsrunde? Det er en kort genåbning af konkurrencen blandt de leverandører, der allerede er på en rammeaftale, og bruges, når rammeaftalen ikke fastsatte alle vilkår på forhånd.