Hvis papirarbejdet afholder dig fra at byde på offentlige kontrakter, er ESPD designet til dig. Det erstatter en stak certifikater med en enkelt formular, som du selv udfylder, og du skal kun bevise, hvad du har erklæret, hvis du er tæt på at vinde.
Kort svar: Det Fælles Europæiske Udbudsdokument, eller ESPD, er en standardiseret tro og love-erklæring, som du indsender sammen med dit tilbud i stedet for certifikater og attester. I den bekræfter du, at intet udelukker dig fra kontrakten, og at du opfylder køberens krav. Kun den leverandør, der er indstillet til at vinde, skal fremlægge den faktiske dokumentation.
Hvad ESPD er
ESPD blev indført i hele Den Europæiske Union i henhold til artikel 59 i direktiv 2014/24/EU, og standardformularen er fastsat i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2016/7. Det er en tro og love-erklæring, hvilket betyder, at du erklærer, at du er kvalificeret, i stedet for at bevise det på forhånd med dokumenter.
Formålet er at reducere den administrative byrde på tilbudstidspunktet. I stedet for at indsamle skatteattester, registerudskrifter og referencer til hvert udbud udfylder du én struktureret formular. Køberen accepterer den som foreløbig dokumentation.
Hvad ESPD dækker
Erklæringen er bygget op omkring tre ting, som køberen skal kontrollere. For det første, at du ikke befinder dig i nogen af de situationer, der ville udelukke dig fra udbuddet, såsom ubetalte skatter eller visse domme. For det andet, at du opfylder de udvælgelseskriterier, køberen har fastsat, for eksempel omsætning, relevant erfaring eller professionel registrering. For det tredje, hvor det er relevant, at du opfylder eventuelle objektive regler, der anvendes til at reducere antallet af kandidater.
Du beviser det kun, hvis du vinder
Dette er den del, der overrasker nye tilbudsgivere. Du vedhæfter ikke alle dine certifikater til tilbuddet. Køberen anmoder kun om den reelle dokumentation fra den leverandør, hvis tilbud er indstillet til at blive tildelt, før kontrakten underskrives. Så det fulde dokumentationstrin sker én gang, for den sandsynlige vinder, ikke for alle, der byder.
Én erklæring, mange udbud
Fordi ESPD er standardiseret i hele EU, kan du genbruge meget af den samme information fra ét udbud til det næste og kun opdatere det, der er ændret. For et lille team, der ofte byder, forvandler dette en gentagen papirarbejdsopgave til noget, der ligner en skabelon.
Hvad det kaldes i dit land
ESPD er det samme instrument overalt i EU, men hvert land bruger sit eget navn for det. I Frankrig er det DUME, Document Unique de Marché Européen. I Holland er det UEA, Uniform Europees Aanbestedingsdocument. I Tyskland er det EEE, Einheitliche Europäische Eigenerklärung. I Danmark og Sverige kaldes det normalt bare ESPD. Formularen og formålet er de samme, kun betegnelsen ændres.
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg vedhæfte mine certifikater til ESPD? Nej. Du erklærer, at du er kvalificeret. Kun den leverandør, der er indstillet til at vinde, anmodes om de faktiske certifikater, før kontrakten underskrives.
Er ESPD det samme i alle EU-lande? Ja, det er en standard EU-formular, selvom hvert land har sit eget navn for det, såsom DUME, UEA eller EEE.
Kan jeg genbruge et ESPD? Du kan genbruge informationen på tværs af udbud og opdatere det, der er ændret, hvilket sparer tid, hvis du ofte byder.