Een raamovereenkomst is een van de meest voorkomende instrumenten in overheidsopdrachten en een van de meest verkeerd begrepen instrumenten door leveranciers die nieuw zijn in het verkopen aan de publieke sector. Als u ooit een aanbesteding heeft gezien die geen gegarandeerd volume belooft, maar wel een plaats op een leverancierslijst voor meerdere jaren, dan heeft u te maken gehad met een raamovereenkomst.
Kort antwoord: Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen een of meer overheidsaanbesteders en een of meer leveranciers die de voorwaarden, zoals prijs en condities, vastlegt voor contracten die gedurende een bepaalde periode kunnen worden gegund. De individuele aankopen die hieronder worden gedaan, worden afroepcontracten genoemd. Toegang krijgen tot de raamovereenkomst is niet hetzelfde als het winnen van de opdracht, dus het loont om te begrijpen hoe de afroepcontracten worden uitgevoerd.
Wat een raamovereenkomst precies is
Overheidsaanbesteders weten vaak dat ze herhaaldelijk een bepaald type product of dienst nodig zullen hebben, maar niet precies wanneer of hoeveel. Het uitvoeren van een volledige aanbesteding voor elke afzonderlijke aankoop zou traag en duur zijn. Een raamovereenkomst lost dit op. De aanbesteder voert één aanbestedingsprocedure uit, selecteert de leverancier of leveranciers en stelt de voorwaarden eenmalig vast. Daarna kan deze snel bestellingen, de afroepcontracten, plaatsen zonder elke keer een nieuwe volledige aanbesteding.
De wettelijke basis in de Europese Unie is vastgelegd in Richtlijn 2014/24/EU, artikel 33, voor de publieke sector. Elk land implementeert deze regels vervolgens in zijn eigen wetgeving, daarom heeft hetzelfde instrument in elke markt een andere naam. De kernmechanismen zijn echter in de hele EU hetzelfde.
Eén leverancier of meerdere leveranciers
Een raamovereenkomst kan worden opgezet met één leverancier of met meerdere. Het verschil is van groot belang voor de mate van concurrentie die u nog steeds ondervindt nadat u bent geselecteerd.
Bij een raamovereenkomst met één leverancier plaatst de aanbesteder afroepcontracten rechtstreeks bij die ene leverancier tegen de overeengekomen voorwaarden. Als u die leverancier bent, is de raamovereenkomst bijna een constante stroom van werk.
Bij een raamovereenkomst met meerdere leveranciers delen verschillende leveranciers de overeenkomst. Op de lijst staan is slechts de eerste stap. De aanbesteder beslist nog steeds welke leverancier elk afroepcontract krijgt, en die beslissing volgt vaste regels.
Hoe afroepcontracten worden gegund
Bij een raamovereenkomst met meerdere leveranciers worden afroepcontracten op een van de twee manieren gegund. Wanneer alle voorwaarden al in de raamovereenkomst zijn vastgelegd, kan de aanbesteder een afroepcontract rechtstreeks gunnen, bijvoorbeeld aan de hoogst gerangschikte leverancier of volgens een vaste toewijzing. Wanneer niet alle voorwaarden zijn vastgelegd, heropent de aanbesteder de concurrentie tussen de leveranciers op de raamovereenkomst. Dit wordt vaak een mini-competitie genoemd, en u dient dan een nieuw bod in voor die specifieke behoefte.
Eén regel is vast: een afroepcontract kan de in de raamovereenkomst vastgestelde voorwaarden niet wezenlijk wijzigen. De raamovereenkomst definieert het speelveld, en de afroepcontracten blijven daarbinnen.
Hoe lang een raamovereenkomst duurt
In de publieke sector duurt een raamovereenkomst over het algemeen maximaal vier jaar onder artikel 33 van Richtlijn 2014/24/EU, waarbij langere termijnen alleen zijn toegestaan in uitzonderlijke en gerechtvaardigde gevallen. In de sectoren nutsbedrijven, zoals water, energie en transport, is de limiet over het algemeen acht jaar onder Richtlijn 2014/25/EU. De duur geeft aan hoe lang de deur gesloten blijft als u deze ronde niet wordt geselecteerd, dus de timing van uw bod is van belang.
Waarom dit van belang is als u aan de publieke sector verkoopt
Twee praktische punten bepalen of een raamovereenkomst de moeite waard is. Ten eerste, controleer of het een raamovereenkomst met één of meerdere leveranciers is, want dat vertelt u hoeveel concurrentie er na de selectie overblijft. Ten tweede, zoek uit hoe afroepcontracten zullen worden uitgevoerd, door directe gunning of door mini-competitie, want dat vertelt u of het winnen van een plaats voldoende is of dat de echte strijd later komt. Een raamovereenkomst zonder gegarandeerd volume kan nog steeds waardevol zijn, maar alleen als u begrijpt hoe het werk daadwerkelijk zal worden verdeeld.
Veelgestelde vragen
Garandeert een plaats op een raamovereenkomst bestellingen? Nee. Vooral bij een raamovereenkomst met meerdere leveranciers is een plaats het recht om te concurreren voor of afroepcontracten te ontvangen, niet een belofte van volume.
Wat is een afroepcontract? Een afroepcontract is een individueel contract of een bestelling die wordt geplaatst onder een bestaande raamovereenkomst, op de voorwaarden die de raamovereenkomst al heeft vastgesteld.
Hoe lang kan een raamovereenkomst duren? Over het algemeen tot vier jaar in de publieke sector en tot acht jaar in de nutssectoren, met uitzonderingen in gerechtvaardigde gevallen.
Wat is een mini-competitie? Het is een korte heropening van de concurrentie tussen de leveranciers die al op een raamovereenkomst staan, gebruikt wanneer de raamovereenkomst niet alle voorwaarden van tevoren heeft vastgelegd.