Ein Platz in einer Rahmenvereinbarung mit mehreren Anbietern kann sich wie ein Sieg anfühlen. In der Praxis ist es oft nur die Qualifikationsrunde. Wenn ein öffentlicher Auftraggeber mehrere Anbieter in dieselbe Vereinbarung aufgenommen hat, findet der eigentliche Wettbewerb erst später statt, nämlich jedes Mal, wenn der Auftraggeber tatsächlich einen Auftrag erteilen muss. Dieser Wettbewerb ist der Miniwettbewerb, und hier verlieren viele Anbieter, die hart um ihre Listung gekämpft haben, die Arbeit still und leise an einen Konkurrenten auf derselben Liste.
Kurze Antwort: Ein Miniwettbewerb ist eine kurze Wiedereröffnung des Wettbewerbs unter den Anbietern, die bereits in einer Rahmenvereinbarung gelistet sind, und kommt zum Einsatz, wenn die Vereinbarung nicht jede Bedingung im Voraus festgelegt hat. Sie gewinnen ihn, indem Sie jeden Abruf wie eine eigene Ausschreibung behandeln, die konkreten Zuschlagskriterien für diesen Auftrag lesen und schneller und schärfer antworten als die übrigen gelisteten Anbieter, nicht indem Sie sich auf Ihren Platz auf der Liste verlassen.
Warum es Miniwettbewerbe überhaupt gibt
Wenn ein Auftraggeber eine Rahmenvereinbarung mit mehreren Anbietern einrichtet, hat er die Wahl, wie er die einzelnen Aufträge, die Abrufe, vergibt. Legt die Vereinbarung bereits sämtliche Bedingungen fest, einschließlich der Art, wie ein Gewinner ermittelt wird, so kann der Auftraggeber Abrufe direkt vergeben, etwa an den bestplatzierten Anbieter oder nach einer festen Rotation. Lässt die Vereinbarung einige Bedingungen offen, etwa den Preis für eine bestimmte Charge, die Liefertermine oder eine maßgeschneiderte Leistungsbeschreibung, dann muss der Auftraggeber den Wettbewerb unter den gelisteten Anbietern erneut eröffnen, bevor er vergeben kann. Diese Wiedereröffnung ist der Miniwettbewerb.
Die Regel, die alles bestimmt, ist einfach. Nach Artikel 33 der Richtlinie 2014/24/EU darf ein Abruf die in der Rahmenvereinbarung festgelegten Bedingungen nicht wesentlich ändern. Die Rahmenvereinbarung zieht die Grenze des Spielfelds. Der Miniwettbewerb wird streng innerhalb dieser Grenze ausgetragen. Das Erste, was Sie also wissen müssen, bevor Sie antworten, ist, was die Rahmenvereinbarung bereits festgelegt hat und was sie dem Auftraggeber überlassen hat, jetzt zu entscheiden.
Lesen Sie den Abruf, nicht die Rahmenvereinbarung
Der häufigste Fehler besteht darin, einen Miniwettbewerb mit demselben Material zu beantworten, das den Platz in der Rahmenvereinbarung gesichert hat. Die Stufe der Rahmenvereinbarung hat geprüft, ob Sie allgemein leistungsfähig und konform sind. Der Abruf prüft, ob Sie für einen ganz bestimmten Bedarf an diesem Tag am besten geeignet sind. Die Zuschlagskriterien für den Abruf sind oft anders gewichtet als die Auswahl der Rahmenvereinbarung selbst, und sie sind die einzigen Kriterien, die über diesen Auftrag entscheiden.
Bevor Sie ein Wort schreiben, trennen Sie zwei Fragen. Was hat die Rahmenvereinbarung bereits geregelt, etwa Höchstpreise, Standardbedingungen und den Kreis der Anbieter? Und worüber lässt dieser Auftraggeber mich jetzt konkurrieren, etwa einen Rabattsatz, ein Lieferfenster oder einen Ansatz für einen bestimmten Standort? Ihr Angebot sollte nur auf die zweite Gruppe eingehen. Dem Auftraggeber die Bedingungen der Rahmenvereinbarung erneut vorzutragen, verschwendet den knappen Platz und die knappe Zeit, die Sie haben.
Schnelligkeit zählt mit zur Bewertung
Miniwettbewerbe laufen in der Regel in kurzen Fristen ab. Ein Auftraggeber, der sich für eine Rahmenvereinbarung entschieden hat, tat dies zum Teil, um schnell beschaffen zu können, und das Antwortfenster für einen Abruf kann eher Tage als Wochen betragen. Anbieter, die regelmäßig gewinnen, bereiten sich darauf vor, bevor ein konkreter Abruf eintrifft. Sie halten eine aktuelle Leistungsübersicht, jüngste Referenzprojekte und eine anpassbare Standard-Preislogik bereit, sodass sie bei einem Miniwettbewerb ihre Zeit darauf verwenden, das Angebot zuzuschneiden, statt es von Grund auf zusammenzustellen.
Hier ändert die Listung in einer Rahmenvereinbarung auch Ihre Wirtschaftlichkeit. Sie haben die aufwendige Qualifikationsstufe bereits bestanden, sodass die Grenzkosten jedes Abrufangebots niedrig sind. Das begünstigt Anbieter, die auf jeden einschlägigen Miniwettbewerb reagieren, statt nur die größten herauszupicken. Eine beständige Teilnahme baut innerhalb der Rahmenvereinbarung eine Erfolgsbilanz auf und hält Sie beim Auftraggeber für den nächsten Auftrag sichtbar.
Machen Sie es leicht, Ihnen den Zuschlag zu erteilen
Auftraggeber führen Miniwettbewerbe unter Prüfungsdruck durch. Sie müssen im Fall einer Anfechtung nachweisen, dass sie die genannten Kriterien fair auf jeden gelisteten Anbieter angewendet haben. Eine Antwort, die sich Punkt für Punkt sauber auf diese Kriterien abbilden lässt, ist leichter zu bewerten und leichter zu verteidigen. Vage oder aufgeblähte Antworten zwingen den Bewertenden, nach der entscheidenden Angabe zu suchen, und ein eiliger Bewertender bewertet das, was vor ihm liegt.
Passen Sie den Aufbau Ihrer Antwort an den Aufbau der Kriterien an. Gewichtet der Abruf Preis, Qualität und Lieferzeit, dann behandeln Sie diese drei in genau dieser Reihenfolge, mit sichtbaren Zahlen. Das Ziel ist, dem Auftraggeber jeden Grund zu nehmen, Sie bei etwas abzuwerten, das Sie auch klar hätten angeben können.
Der Wettbewerb nach dem Wettbewerb
Ein Platz in einer Rahmenvereinbarung mit mehreren Anbietern ist wertvoll, aber nur, wenn Sie verstehen, dass er Ihnen das Recht erkauft mitzubieten, nicht die Arbeit selbst. Die Anbieter, die am meisten aus Rahmenvereinbarungen herausholen, behandeln jeden Miniwettbewerb als neue, kleine Ausschreibung, beantworten die Kriterien des Abrufs statt die der Rahmenvereinbarung und handeln schnell, weil das Fenster kurz ist. Die Listung zu gewinnen ist der Anfang der Arbeit, nicht ihr Ende.
FAQ
Ist ein Miniwettbewerb dasselbe wie eine neue Ausschreibung? Nein. Es ist eine Wiedereröffnung des Wettbewerbs, die auf die bereits in der Rahmenvereinbarung gelisteten Anbieter beschränkt ist, und sie muss innerhalb der bereits festgelegten Bedingungen der Vereinbarung bleiben.
Wie viel Zeit habe ich für die Antwort? Das hängt vom Auftraggeber und vom Auftrag ab, doch Miniwettbewerbe sind meist schnell, oft nur eine Handvoll Tage, weshalb es sich lohnt, Ihr Kernmaterial im Voraus bereitzuhalten.
Kann der Auftraggeber während eines Miniwettbewerbs neue Anbieter aufnehmen? Nein. Nur Anbieter, die zur Rahmenvereinbarung zugelassen sind, dürfen teilnehmen. Genau das ist der Sinn der Listung.
Muss ich auf jeden Abruf bieten? Nein, aber da Ihre Qualifikationskosten bereits aufgewendet sind, ist die Antwort auf jeden einschlägigen Miniwettbewerb oft der wirtschaftlichste Weg, über eine Rahmenvereinbarung an Aufträge zu kommen.